Bài tuyên truyền Chứng
thực điện tử
Chứng thực điện tử là gì?
Từ trước đến nay, khi nói đến chứng thực bản sao thì
mọi người đều nghĩ đến việc phải ra trực tiếp trụ sở UBND có thẩm quyền hoặc
các tổ chức có thẩm quyền chứng thực để thực hiện. Tuy nhiên, hiện nay đã có
hình thức chứng thực điện tử. Hình thức chứng thực điện tử được xây dựng với
mục đích nhằm tiết kiệm thời gian và tạo điều kiện thuận lợi cho công dân có
nhu cầu chứng thực. Vậy chứng thực điện tử là gì? Giá trị pháp lý của chứng
thực điện tử, Chứng thực điện tử được tiến hành như thế nào? Một số trường hợp
không chứng thực điện tử bản sao. BCĐ chuyển đổi số thị trấn Quán Lào hướng dẫn
như sau:
1. Chứng thực điện tử là gì?
Chứng thực điện tử là việc cơ quan có thẩm quyền bằng hình thức
điện tử chứng thực bản sao là đúng với bản chính căn cứ vào bản chính dạng văn
bản giấy. Để chứng thực điện tử thì mỗi người dân phải có một tài
khoản trên dịch vụ công quốc gia thì mới thực hiện được thủ tục này. Theo
quy định tại Khoản 1 Điều 4 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP thì các thủ tục hành
chính được thực hiện, thao tác, tiến hành trên môi trường điện tử cũng có giá
trị pháp lý như các hình thức thủ tục hành chính khác theo quy định hiện hành.
Nghĩa là, bản sao điện tử được cấp từ sổ gốc cũng có giá trị sử dụng thay cho
bản chính trong các giao dịch. Vì vậy, mỗi người dân, các doanh nghiệp có
thể yên tâm khi sử dụng dịch vụ chứng thực điện tử.
2. Giá trị pháp lý của chứng thực điện tử:
Theo quy định tại Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thẩm quyền
chứng thực bản sao điện tử từ bản chính như sau:
– Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc có thẩm
quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ
quan, tổ chức của Việt Nam; cơ quan, tổ chức của nước ngoài; cơ quan, tổ chức
của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp
hoặc chứng nhận.
– Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có thẩm quyền và trách
nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm
quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận.
Như vậy, có thể thấy, chứng thực điện tử dù là thực hiện thông
qua hình thức trực tuyến, tuy nhiên vẫn là do các cơ quan nhà nước có thẩm
quyền đảm bảo thực hiện, có giá trị pháp lý. Nhà nước, pháp luật ghi nhận hình
thức chứng thực là bởi tính nhanh gọn, thủ tục đơn giản, mang tính hiện đại,
phù hợp với nhu cầu đời sống ở thời buổi công nghệ 4.0 như hiện nay. Hình thức
này sẽ giải quyết được các vấn đề về thời gian đi lại, tụ tập xếp hàng chờ đợi
mà chất lượng vẫn được đảm bảo. Bản sao điện tử được cấp từ sổ gốc có giá trị
sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật quy
định khác.
3. Chứng thực điện tử được tiến hành như thế nào?
Một là: Đối
với các giấy tờ, tài liệu liên quan đến việc chứng thực, quản lý dân cư, hộ
tịch,… chưa được số hóa, lưu giữ, chia sẻ thông tin trên Cổng dịch vụ công quốc
gia, Cổng dịch vụ công, Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp bộ, cấp tỉnh,
tùy theo nhu cầu chứng thực của các cá nhân, tổ chức thì các cơ quan có
thẩm quyền cấp bản sao điện tử theo hai cách:
- Cấp bản sao điện tử từ sổ gốc;
- Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính của giấy tờ hoặc tài
liệu.
Hai là:
Khi các tổ chức, cá nhân yêu cầu chứng thực bản sao điện tử về bản chính, thẩm
quyền, địa điểm, tài liệu, chứng từ làm cơ sở thực hiện, trách nhiệm thực hiện
của người đề nghị cấp chứng chỉ và người chứng nhận, việc gia hạn thời gian và
thời hạn thực hiện, phí và hệ thống lưu trữ và chi phí dựa trên luật liên quan
đến việc chứng thực từ bản gốc. Thủ tục chứng thực bản sao điện tử từ bản chính
được thực hiện như sau:
Các cá nhân, tổ chức yêu cầu chứng thực phải cung cấp được các
hồ sơ, tài liệu gốc để làm căn cứ công chứng bản sao. Nếu yêu cầu chứng thực mà
có các văn bản, tài liệu gốc do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài
cấp, công chứng, chứng thực thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định
của pháp luật trước khi xin chứng thực.
Các cá nhân, tổ chức phải kiểm tra bản chính, chụp bản chính
theo phương thức điện tử, nhập bản sao có chứng thực từ bản chính và chứng thực
chữ ký số của người được chứng thực, cơ quan có trách nhiệm chứng thực và gia
hạn.
Bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính dạng văn bản giấy
theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng
để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy
định khác.
Sau đó cơ quan có thẩm quyền tử gửi bản sao điện tử đã được ký
số vào kho quản lý và lưu trữ dữ liệu điện tử tại Cổng dịch vụ công quốc gia.
Đối với trường hợp khi cá nhân, tổ chức yêu cầu chứng thực nhưng lại chưa có
tài khoản trên Cổng dịch vụ công quốc gia, thì các cơ quan có thẩm quyền phải
gửi bản sao điện tử đã được ký số cho tổ chức, cá nhân qua địa chỉ thư điện tử
do tổ chức, cá nhân cung cấp.
4:Các bước thực hiện chứng thực bản sao điện tử
Các cá nhân, tổ chức đăng ký chứng thực điện tử trên Cổng dịch
vụ công quốc gia được thực hiện như sau
Bước 1:
Các cá nhân, tổ chức yêu cầu chứng thực điện tử cần truy cập vào website
https://dichvucong.gov.vn/, sau đó ấn chọn mục Dịch vụ công trực tuyến / Dịch
vụ công nổi bật
Bước 2:
Sau khi truy cập vào được giao diện của phần mềm thì ấn chọn phần dịch vụ công
nổi bật. Cụ thể là ở phần các thanh tác vụ trên website, chọn mục “Thông
tin dịch vụ” và chọn “Dịch vụ công nổi bật”
Bước 3:
Các cá nhân, tổ chức yêu cầu chứng thực bắt đầu lựa chọn dịch vụ chứng thực cho
phù hợp với nhu cầu của mình. Cụ thể như sau:
Sau khi ta ấn chọn “Dịch vụ công nổi bật” trên màn
hình sẽ xuất hiện ra các dịch vụ để người dân lựa chọn. Tùy thuộc vào nhu cầu
mà các cá nhân, tổ chức muốn chứng thực nội dung gì thì sẽ lựa chọn thủ tục,
dịch vụ chứng thực đó cho phù hợp.
Bước 4:
Sau khi chọn được thủ tục thực hiện thì các cá nhân, tổ chức điền các thông tin
mà phần mềm này yêu cầu:
Ở phần này sẽ hiện lên các thông tin yêu cầu, trình tự cung cấp
hồ sơ văn bản tài liệu để thực hiện chứng thực.các cá nhân, tổ chức đọc thông
tin và thực hiện theo yêu cầu. Sau đó chọn cơ quan tư pháp để thực hiện thủ tục
chứng thực.
Lưu ý: Tại dịch vụ công được cung cấp bởi cơ quan nhà nước hiện
nay chỉ có hai cơ quan là Uỷ ban nhân dân cấp xã/phường hoặc Phòng tư pháp. Cơ
quan, đơn vị khác theo quy định của pháp luật thực hiện thủ tục chứng thực sẽ
được cung cấp sau. Khi điền xong các thông tin đầy đủ theo yêu cầu thì các cá
nhân, tổ chức ấn lựa chọn cơ quan, tổ chức phù hợp sau đó phải ấn vào
nút “Đồng ý” để thực hiện thao tác.
Bước 5:
Sau khi đã cập nhật lựa chọn cơ quan, tổ chức chứng thực. Màn hình sẽ hiển thị
thông tin của người yêu cầu chứng thực và cho người yêu cầu lựa chọn ngày hẹn,
giờ hẹn cụ thể. Thì lúc này các cá nhân, tổ chức làm theo hướng dẫn ấn vào
mục “Đặt lịch hẹn” thì màn hình sẽ hiển thị: Đặt lịch hẹn và xác nhận
thành công.
Bước 6:
Đối với các cá nhân, tổ chức đã có tài khoản trên Cổng dịch vụ công quốc gia và
đã hoàn tất đăng ký chứng thực bằng hình thức đặt lịch hẹn thì sau khi cơ quan
tư pháp hoàn tất việc cấp bản chứng thực điện tử, hồ sơ sẽ được gửi về tài
khoản của mình, vì vậy nhớ chú ý kiểm tra vào đúng lịch hẹn để nhận kết quả.
Sau khi nhận được kết quả thì các cá nhân, tổ chức yêu cầu chứng
thực phải tải file về và sử dụng bản sao điện tử trên trong các giao dịch cần
thực hiện hồ sơ điện tử.
Trường hợp tổ chức, cá nhân chưa có tài khoản trên Cổng dịch vụ
công quốc gia thì gửi bản sao điện tử đã được ký số cho tổ chức, cá nhân qua
địa chỉ thư điện tử do cá nhân, tổ chức cung cấp.
5. Một số trường hợp không chứng thực điện tử bản sao:
Thứ nhất,
bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ. Đối với giấy
tờ dùng làm cơ sở để chứng thực yêu cầu phải nguyên vẹn các thông tin như cơ
quan nhà nước có thẩm quyền cấp từ đầu, nếu bản chính đó bị tẩy xóa hoặc sửa
chữa thì không thể nào làm căn cứ để chứng thực bản sao được. Vì vậy mọi người
nên lưu ý giữ gìn bản chính các loại giấy tờ.
Thứ hai, bản
chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung. Khi chứng thực bản sao
nghĩa là ta đang cần có một bản thể hiện được các thông tin chính xác từ bản
chính, vì vậy nếu như bản chính không còn rõ các thông tin nữa thì không còn cơ
sở để chứng thực các thông tin đó đúng hay không,
Thứ ba, bản
chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật
nhưng ghi rõ không được sao chụp.
Thứ tư, bản
chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến
tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc
Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm
quyền công dân. Không phải bất kỳ nội dung nào cũng có thể yêu cầu cơ quan nhà
nước chứng thực được, Họ hoàn toàn có quyền từ chối nếu nội dung yêu cầu
chứng thực không hợp pháp.
Thứ sáu,
Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc
chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự. Đã là các giấy tờ liên quan đến nước
ngoài bao giờ cũng đi kèm theo việc dịch thuật và hợp pháp hóa lãnh sự, việc
chứng thực bản sao cũng vậy, vì nó liên quan trực tiếp đến việc quản lý tài
liệu.
Thứ bảy, Các giấy tờ, văn
bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức
có thẩm quyền. Những văn bản này thường là không có giá trị về mặt pháp lý,
không ai đảm bảo nội dung mà các cá nhân đó viết có hợp pháp hay không, vì vậy
không thể chứng thực bản sao trong trường hợp này.